Preguntas frecuentes

Un justificante puede mostrar un pago y no explicar su relación con una actividad autorizada. Tratar su presencia como aprobación mezcla la prueba documental con la decisión sobre el gasto. Solicita la información necesaria según la política aplicable y separa recepción, revisión y aceptación. El responsable conserva el motivo de una excepción sin publicar datos personales ante todo el equipo.

Entregar un anticipo no demuestra que todo su importe se haya utilizado. El expediente necesita relacionar la entrega inicial con justificantes y ajustes revisados. Mantén separados los registros y documenta cómo se concilian. El responsable competente confirma el tratamiento final, en lugar de asumir que una transferencia cierra automáticamente la actividad.

Una imagen recortada puede ocultar fecha, emisor o concepto necesario para revisar el gasto. Rechazarla sin explicación genera otro envío que quizá repita el mismo problema. Indica qué información falta y ofrece un canal para corregirla. Conserva el estado pendiente hasta completar la comprobación, siguiendo los requisitos de la política y la jurisdicción correspondientes.

Una aplicación puede aceptar una fotografía legible y seguir sin saber si el gasto estaba autorizado. La calidad técnica del archivo y la revisión del expediente son cuestiones diferentes. Asocia las comprobaciones a sus responsables y fuentes. El sistema comunica recepción sin presentar una aceptación automática que la organización todavía no ha decidido.